Filo Kiralama Firmaları İçin Web Sitesi Tasarımı

Şirket yetkilisi filo teklifini nasıl toplar?

Filo kiralama sitesine bakan kişi bir tüketici değil, şirket adına araştırma yapan birdir. Bu kişi finans müdürü, satın alma uzmanı, idari işler sorumlusu ya da filo yöneticisi olabilir; çoğu zaman da yalnız karar vermez, patronla, mali müşavirle ve satış ekibinin yöneticisiyle birlikte karar verir. Aramaları 'filo kiralama', 'uzun dönem araç kiralama', 'şirket aracı kiralama' ya da 'operasyonel kiralama' gibi ifadelerle başlar ve kısa sürede üç beş firmaya teklif formu gönderilmesiyle sürer.

Karar bir günlük kiralama kararından çok farklı ilerler. Şirket, aracı satın alıp amortisman ve bakım maliyetini kendi üstlenmekle bir firmaya kiralatmak arasındaki farkı hesaplar. Bu yüzden sitede en çok merak edilen şey bir model fiyatı değil, kira bedelinin neyi kapsadığıdır: bakım, lastik, sigorta, muayene, yol yardım, ikame araç. Bu kalemler anlaşılmadığında teklifler birbiriyle karşılaştırılamaz ve kişi çoğu zaman cevabı net olan firmanın teklifini seçer; bunu kesin bir sonuç olarak vaat etmiyoruz.

Firmanın tarafında ise aynı bilgiler eksik geldiği için tekrar tekrar sorulur: kaç araç, hangi tür, kaç ay, yıllık kaç kilometre, hangi şehirde teslim, başlangıç tarihi. İlk talepte bu soruları alan bir form, teklif hazırlama süresini kısaltır ve şirket yetkilisine 'sizinle ilgilenildiği' hissini hızla verir.

• Teklif formu: araç adedi, segment, süre, yıllık kilometre ve teslim şehri ilk talepte alınır
• Kapsam tablosu: kira bedeline dahil olanlar ve ek olarak istenebilenler açıkça yazılır
• Hasar ve ikame akışı: kazada, arızada ve bakımda şirketin kimi arayacağı belli olur
• Kurumsal güven: şirket bilgileri, araç yaşı ve bakım düzeni doğrulanabilir anlatılır
• Kısa ve uzun dönem ayrımı: bu sitenin kurumsal filo için olduğu açıkça yazılır

Kurumsal teklif formu: filo yöneticisinin dilinde

Filo kiralama sitesinin birincil işi, kısa ve doğru bir teklif talebi almaktır. Bu form günlük kiralamadaki gibi tarih ve araç seçtirmez; şirketin ihtiyacını sorar. İşe yarar bir formda şirket unvanı, yetkili adı ve telefonu, kaç araç gerektiği, hangi araç grubu (binek, hafif ticari, minibüs, elektrikli ya da hibrit), kiralama süresi, tahmini yıllık kilometre, araçların hangi şehirde kullanılacağı, istenen başlangıç dönemi ve mevcut araçların devri ya da değişimi gibi alanlar bulunur.

Alan sayısı arttıkça formu doldurmayan kişi sayısı da artabilir; bu yüzden zorunlu alanları sınırlı tutun. Unvan, telefon ve araç adedi zorunlu olsun, diğer ayrıntılar isteğe bağlı kalsın. Bilgi eksik kaldığında sizin aramayla tamamlamanız, uzun bir formdan vazgeçen yetkiliden daha iyidir. Formun hemen altında 'Teklif ücretsiz ve bağlayıcı değildir' gibi bir not ve kimin hangi çalışma saatlerinde arayacağı yazılmalıdır.

Form ana sayfada, araç grubu sayfalarında ve kapsam tablosunun yanında görünür olmalıdır. Telefon ve WhatsApp bağlantısı da yan yana durabilir; çünkü bazı yetkililer formu doldurmak yerine ilk soruyu mesajla sormayı tercih eder. Hangi kanaldan geldiğini ayırt eden bir ölçüm kurmak, hangi yolun daha çok talep getirdiğini anlamanıza yardımcı olur.

Kapsam tablosu: fiyat yazmadan karşılaştırılabilir olmak

Şirketler teklifleri yan yana koyarken yalnızca aylık kira bedeline bakmaz; toplam maliyeti karşılaştırır. Fiyatı sitede yazmayabilirsiniz, ama kapsamı mutlaka yazmalısınız. Basit bir tablo üç sütundan oluşabilir: 'Kira bedeline dahil', 'İsteğe bağlı ek hizmet' ve 'Müşteri tarafından karşılanır'. Periyodik bakım, lastik değişimi, sigorta ve kasko kapsamı, muayene, yol yardım, ikame araç, kilometre sınırı ve aşım koşulu, HGS ya da OGS gibi geçiş sistemleri, yakıt ve trafik cezaları gibi satırların her biri bu tablodan birine yerleştirilmelidir.

Tablodaki ifadelerin sözleşmeyle uyumlu olması gerekir. Sitedeki 'kasko dahil' cümlesi sözleşmede muafiyet, değer kaybı ya da kullanıcı hatası gibi istisnalarla kısıtlanıyorsa, kişi sözleşme masasında yanıltıldığını düşünür. Bu yüzden önemli istisnaları tablonun altında kısa notlarla yazın ve ayrıntıyı örnek sözleşme sayfasına bağlayın. Sözleşmenin tamamını sitede göstermek zorunda değilsiniz; ancak ana maddeleri özetleyen bir sayfa şirket yetkilisinin hukuk birimiyle konuşmasını kolaylaştırır.

Bir de terimler sorunu vardır. Her şirketin muhasebesi 'operasyonel kiralama' ile 'finansal kiralama' arasındaki farkı aynı bilmez. Kısa bir sözlük bölümü, bu iki kavramı ve kilometre aşımı, ikame araç, hasar muafiyeti gibi sık kullanılan ifadeleri sade anlatabilir. Hangi kavramın muhasebe ve vergi sonucunu doğuracağını sitede yazmayın; bunun için şirketin mali müşavirine yönlendirmeniz yeterlidir.

Araç grupları ve kullanım senaryoları

Filo kiralama araç modeli satmaz, kullanım ihtiyacını karşılar. Satış ekibine araç kiralayan şirket ile dağıtım yapan bir işletmenin ya da yönetici aracı arayan bir ofisin ihtiyacı aynı değildir. Bu yüzden sitede model katalogundan çok kullanım senaryolarına göre kurulmuş sayfalar daha işe yarar: 'Satış ve saha ekipleri için', 'Dağıtım ve hafif ticari filosu', 'Yönetici araçları', 'Personel taşıma' ve 'Elektrikli ve hibrit filo'. Her sayfa kısa bir giriş, tipik araç grupları, sık sorulan sorular ve teklif düğmesini içerebilir.

Elektrikli araçlar ayrı bir ilgi alanıdır. Şirket yöneticisi şarj altyapısı, menzil ve bakım düzeni konusunda sorular sorar. Bu konuda yapamayacağınız vaatlerden kaçının; şarj ünitesi kurulumu sizin hizmetinizin parçasıysa yazın, değilse yalnızca yönlendirme yapın. Model adı ve görsel kullanırken sunduğunuz araçların güncel olduğundan emin olun; sitede olup stokta ya da sözleşmede bulunmayan bir araç, teklif görüşmesinde zaman kaybettirir.

Araç yaşı, kilometre durumu ve bakım geçmişi gibi bilgiler karar vericiler için güven işaretidir. Bunları yazacaksanız gerçekten uyguladığınız kuralı yazın. Örneğin 'araçlar belirli bir kilometreyi aşmadan filodan çıkarılır' diyorsanız, bu ölçütün sözleşmenizdeki karşılığını bilmelisiniz. Sayısal bir filo büyüklüğü iddiası da yazmak istiyorsanız, o rakamın güncel envanterinizle kanıtlanabildiğinden emin olun.