Konser ve Festival Organizasyon Firmaları İçin Web Sitesi Tasarımı

Konser ve festival sitesine kim, hangi soruyla geliyor?

Aynı etkinlik sitesini farklı sebeplerle açan en az üç kişi düşünün. İzleyici çoğu zaman bir paylaşım, afiş ya da arkadaş mesajıyla gelir ve şu soruları sorar: hangi gün, nerede, kapılar kaçta açılıyor, sahneye kim çıkıyor, nasıl giderim, çocukla gidilir mi, yağmur yağarsa ne olur? Bu ziyaretçinin sitede kalma süresi kısadır; cevabı ilk ekranda bulamazsa sosyal medya hesabına döner.

Sponsor ya da marka yetkilisi ise çoğunlukla bir sunum dosyası veya mesaj aldıktan sonra siteye bakar. Aradığı şey etkinliğin gerçekten yapıldığına, önceki edisyonların nasıl göründüğüne ve hangi kurumlarla çalışıldığına dair somut izlerdir: fotoğraf ve video arşivi, tarih sırasıyla edisyon sayfaları, izinle gösterilen iş ortağı adları ve ulaşılabilir bir iletişim kişisi. Bu bölüm zayıfsa teklif mesajı yanıtsız kalabilir.

Üçüncü ziyaretçi, belediye, okul, şirket ya da dernek adına sahne, ses, ışık ve organizasyon hizmeti arayan yetkilidir. Tarih, mekân, tahmini katılımcı sayısı ve etkinlik türü gibi birkaç bilgiyle ilk görüşmeyi başlatmak ister; uzun bir kayıt formu ya da belirsiz bir 'bize ulaşın' bağlantısı bu kişiyi başka bir firmaya yöneltebilir. Sitenin görevi bu üç kapıyı birbirine karıştırmadan açmaktır.

• İzleyici: tarih, yer, program, giriş koşulları ve ulaşım bilgisini ilk ekranda arar
• Sponsor ya da marka: geçmiş edisyonları, iş ortaklarını ve sorumlu kişiye ulaşım yolunu arar
• Teklif isteyen kurum: sahne, ses ve organizasyon kapsamını kısa bir formla iletmek ister
• Sanatçı yönetimi ve teknik ekipler: sahne gereksinimi ve iletişim bilgisini arar
• Esnaf ve stand sahipleri: alan başvurusunun nasıl yapıldığını öğrenmek ister

Etkinlik sayfası: izleyicinin ilk beş sorusu

Her konser ya da festival için kalıcı bir sayfa kurun ve ilk ekranı beş bilgiye ayırın: tarih ve saat, yer ve adres, kapı açılış zamanı, program akışı ve giriş koşulları. Sanatçı sırası kesinleşmediyse bunu 'program güncellenecektir' diye yazıp güncelleme tarihini belirtin; olmayan bir çizelgeyi kesinmiş gibi göstermek, sonradan değişince güveni zedeler.

Ulaşım ve giriş bilgisi ayrı bir blok olarak durmalıdır: toplu taşıma önerisi, otopark durumu, engelli ve yaşlı katılımcılar için erişim, yaş sınırı ve çocuklarla ilgili kurallar, yasak eşya listesi, kapıda beklenen belgeler. Bu kurallar güvenlik planınıza ve ilgili makamların talimatına göre yazılmalı; plan değişirse sayfa aynı gün güncellenmelidir.

Erteleme ya da iptal gibi durumlar için sayfanın üstünde görünür bir duyuru alanı bırakın. Havaya bağlı açık hava etkinliklerinde 'yağmur yağarsa' bölümünü önceden yazmak, ziyaretçiyi son dakikada telefona bağlamak yerine sayfaya yönlendirir. Sosyal medya hesabındaki duyuru ile sitedeki duyuru birebir aynı olmalıdır.

Bilet bilgisi: satış yapmadan doğru yönlendirmek

Bu site bilet satmaz ve ödeme almaz. Biletiniz sizin tercih ettiğiniz bir satış noktasından ya da kanaldan alınıyorsa sitenin görevi yalnızca bunu açıkça söylemektir. Biletin nereden alınacağı, hangi kanalların resmî olduğu ve satışın ne zaman başladığı sayfada metin olarak yazılabilir. Resmî satış noktalarını net belirtmek, ziyaretçinin resmî olmayan ilanlarla karşılaşma ihtimalini azaltmanın pratik bir yoludur.

Giriş ücretsizse ya da davetiyeyle yapılıyorsa bunu da aynı yerde belirtin. Kontenjanlı ve ücretsiz etkinliklerde kayıt ya da başvuru bilgisini kısa bir form olarak açmak mümkündür; yalnız hangi bilginin neden istendiğini ve ne kadar saklanacağını formun yanında yazın.

Bilet bedelleri sık güncelleniyorsa sitede eskimiş bir bilgi bırakmak yerine satış kanalının adını yazmak ve bilginin hangi tarihte kontrol edildiğini göstermek daha güvenlidir. Kapıda yaşanacak bir tartışma çoğu zaman sitedeki eski bir satırdan doğar.

Sponsor ve marka iş birliği: güven kuran sayfa

Sponsorluk bir yatırım kararıdır ve karar verici çoğu zaman önce etkinliğin gerçek izini arar. Sitede ayrı bir iş birliği sayfası açın: etkinliğin kısa tanıtımı, geçmiş edisyonlardan fotoğraf ve video seçkisi, izinle gösterilen iş ortağı adları, görünürlüğün hangi alanlarda mümkün olduğu (sahne arkası panosu, giriş alanı, program kitapçığı, dijital duyuru) ve sorumlu kişinin iletişim bilgisi.

Rakamlar konusunda temkinli olun. Katılımcı sayısı, erişim ya da büyüme gibi bilgileri yalnızca kayıtlı ve kanıtlanabilir bir kaynağa (giriş sayımı, resmî duyuru, kendi analitik raporunuz) dayanarak yazın ve hangi edisyona ait olduğunu belirtin. 'bölgenin en büyüğü' ya da 'en çok izlenen' gibi üstünlük iddiaları ispat gerektirir; kanıtlayamıyorsanız yazmayın.

Teklif formu kısa kalmalıdır: kurum adı, yetkili kişi, ilgilendiği edisyon, iş birliği türü ve kısa not. Sunum dosyasını form sonrası e-postayla göndermek, dosyayı herkese açık bırakmaktan daha kontrollüdür.