Kütüphaneler İçin Web Sitesi Tasarımı

Kütüphanenin sitesine bakan kişi ne öğrenmek istiyor, nerede vazgeçiyor?

Kütüphane sitesini açan kişiler birbirinden çok farklı amaçlarla gelir. Sınav dönemindeki bir öğrenci sessiz bir çalışma masası arar ve ilk sorusu şudur: bugün ne zamana kadar açıksınız, yer bulabilir miyim. Yeni taşınmış bir okur 'yakınımda kütüphane' diye arar ve üyelik için hangi belgenin gerektiğini öğrenmek ister. Çocuğunu okuma saatine götürmek isteyen bir veli ise yaş aralığı, kayıt ve etkinlik gününe bakar. Bir araştırmacı veya yerel tarih meraklısı da kütüphanede özel bir koleksiyon olup olmadığını sorar.

Bu kişiler çoğu zaman kütüphane ile ilk tanışmayı telefonla değil, ekranda yapar. Üyelik şartı yazılı değilse, kimlik ya da adres belgesi konusunda belirsizlik varsa, ödünç süresi ile gecikme kurallarına ulaşılamıyorsa kişi gelmeyi erteler. Özellikle ilk kez gelecek olanlar için bu belirsizlik bir engeldir: 'gidip de geri çevrilirsem' düşüncesi küçük bir mesafeyi bile büyütür. Katalog arama bağlantısı sitede bulunamıyorsa, kişi aradığı kitabın olup olmadığını görmeden vazgeçebilir.

Kütüphane görevlisinin derdi de farklıdır: sınırlı sayıda çalışan, yoğun bir danışma tezgâhı, tekrar eden aynı sorular ve güncellenmeyen duyurular. İyi kurulmuş bir site bu soruların çoğunu önceden anlatır, görevliyi tekrar eden sorulardan kurtarır ve okura 'bu kütüphane düzenli çalışıyor' izlenimini verir. Siteyi güncel tutacak kişi baştan belirlenmezse en çok eskiyen bölüm çalışma saatleri ve etkinlik takvimi olur.

• Üyelik: kimler üye olabilir, hangi belgeler gerekli, çocuklar için veli şartı
• Çalışma saati ve salon: açık gün-saat, sınav dönemi düzeni, masa kuralları
• Katalog ve ödünç: arama bağlantısı, ödünç süresi, uzatma ve gecikme kuralı
• Etkinlik: çocuk saati, okuma kulübü, söyleşi ve atölye takvimi
• Bağış ve yerel koleksiyon: hangi kitaplar kabul edilir, nasıl teslim edilir

Üyelik sayfası: kim, hangi belgeyle, nasıl üye olur?

Üyelik kuralları kurumdan kuruma değişir; bu yüzden sitede genel bir üyelik cümlesi yerine kendi kütüphanenizin kuralını sade biçimde yazmak gerekir. Hangi yaştan itibaren üye olunabileceği, hangi kimlik veya adres belgesinin istendiği, başvurunun mağazada mı yoksa e-Devlet ya da başka bir yoldan mı yapılacağı, üyeliğin ne kadar geçerli olduğu ve ne zaman yenileneceği bu sayfanın başında olmalıdır. Başvuru için gereken belgeleri maddeler hâlinde yazmak, gelen kişiyi ikinci kez yollamaktan kurtarır.

Çocuk üyeler için veli şartı ayrıca yazılmalıdır. Çocuğun kaydı için velinin gelmesi mi gerekiyor, yazılı izin yeterli mi, 18 yaş altında ödünç alınabilecek kitap sayısı değişiyor mu gibi sorular çoğu ailenin ilk sorusudur. Bu bilgi kurumunuzun kendi yönergesinde varsa onu esas alın; sitedeki cümleyi yönergeden ayrı yazmayın.

Üyelik başvurusu formla alınacaksa form yalnızca iletişim ve ön kayıt bilgisini istemelidir. Kimlik fotokopisi ya da adres belgesini internet formundan toplamayın; bu belgeler üyelik işlemi sırasında kütüphanede, gereken ölçüde görülür. Formun altına aydınlatma metni bağlantısı koyun ve üyelik kaydının nasıl saklanacağını kısaca yazın.

Çalışma saatleri, çalışma salonu ve sınav dönemi düzeni

Kütüphanenin en çok bakılan bilgisi çalışma saatidir ve bu bilgi en kolay eskiyendir. Hafta içi, cumartesi ve pazar saatlerini ayrı ayrı yazın; resmî tatil, bayram, yaz dönemi ve sınav haftası gibi farklı çalışma düzenleri varsa tablo hâlinde gösterin. Tatil duyurusu eskiyince kaldırılmazsa, sitenin geri kalanına olan güven de azalır. Google işletme profilindeki saatlerle sitedeki saatlerin aynı olduğundan emin olun.

Çalışma salonu varsa kurallarını kısa ve sakin bir dille yazın: sessizlik, yer ayırma, telefon, yiyecek-içecek, kişisel eşyaların bırakılması gibi başlıklar yeterlidir. Sınav dönemlerinde yoğunluk olacaksa masa için sıra ya da süre kuralı varsa bunu önceden anlatın. 'Yer bulunur mu' sorusuna anlık doluluk göstermek ayrı bir teknik iş olur ve her kütüphane için gerekli değildir; bunun yerine 'yoğun saatler' hakkında gerçek bir tahmin yazmak da işe yarar, ancak bunu ölçmediğiniz bir kesinlikle yazmayın.

Bilgisayar, wifi, fotokopi ve tarayıcı gibi imkânlar sunuluyorsa kimlerin hangi koşulla kullanabileceğini ayrı bir satırda gösterin. Toplu kullanım sağlayıcı sorumlulukları gibi hukuki konular kurumunuza göre farklılık gösterebilir; bunları ilgili birimden teyit etmeden sitede ayrıntıya girmeyin.

Katalog, ödünç ve uzatma: otomasyona bağlantı vermek

Kütüphane web sitesi ile kütüphane otomasyon yazılımı farklı şeylerdir. Otomasyon; kitap kaydı, ödünç alma, iade ve üye hareketlerini yönetir. Web sitesi ise okura kütüphaneyi tanıtan, kuralları açıklayan ve gerektiğinde otomasyonun katalog arama sayfasına yönlendiren yüzdür. Bu sayfada otomasyon yazılımı geliştirmiyoruz; mevcut sisteminiz varsa sitedeki 'katalogda ara' düğmesi o sisteme bağlanır. Sisteminiz bağlantıya izin veriyorsa bunun teknik olarak nasıl yapılacağı görüşmede netleşir.

Ödünç kuralları sitede sade anlatılmalıdır: aynı anda kaç materyal alınır, süre ne kadar, uzatma yapılabilir mi, gecikme olursa ne olur, kayıp ya da hasarlı kitapta nasıl bir yol izlenir. Gecikme kuralı kurumdan kuruma değişir; yazdığınız cümle yönergenizle uyumlu olsun. Ceza ya da bedel varsa onu yazmadan önce yetkili birimle teyit edin; bu sayfa bedel içermez.

Katalog sayfasının yanına 'yeni gelenler' ve 'okuyucu önerisi' gibi küçük bölümler eklenebilir. Bunlar kütüphanenin yaşayan bir yer olduğunu gösterir ama düzenli güncellenmeyecekse hiç açılmaması daha iyidir. Okurun önceki ödünç geçmişini sitede göstermek ancak üyelik girişi ve güvenlik gerektirir; bu yapıyı kurmadan önce kişisel veri sorumluluğunu mutlaka değerlendirin.