Sempozyum Düzenleyenler İçin Web Sitesi Tasarımı

Sempozyum sitesine bakan kişi ne arıyor, nerede vazgeçiyor?

Sempozyum sitesinin okuyucusu aslında farklı niyetlerle gelen birkaç kişidir. Bildiri göndermeyi düşünen araştırmacı son gönderim tarihini, konu başlıklarını, şablonu ve bildirinin nerede yayımlanacağını arar. Dinleyici olarak katılacak kişi kaydın nasıl yapıldığını, belge verilip verilmediğini ve programı merak eder. Davetli konuşmacı oturum saatini ve salonunu, sponsor ya da kurum temsilcisi ise toplantının kim tarafından, nerede ve hangi çerçevede düzenlendiğini öğrenmek ister. Hepsi aynı ilk sayfaya bakar ve hepsinin aradığı cevap farklıdır.

Bu okuyucuların vazgeçtiği anlar bellidir. Geçen yılın tarihleri hâlâ sayfada duruyorsa kişi toplantının bu yıl yapılıp yapılmadığından şüphelenir. Bildiriyi nereye ve nasıl göndereceğini göremezse gönderiyi ertelemeyi seçebilir. Düzenleyen kurum, bilim kurulu ve süreç hakkında yeterli bilgi bulamayan bir araştırmacı, kime ait olduğunu bilmediği bir toplantıya bildiri vermekten çekinebilir; bu temkin akademik çevrede yabancı olmayan bir davranıştır.

Düzenleyen ekip için ise yoğunluk toplantıya yaklaştıkça artar: 'son tarih uzadı mı', 'kabul mektubu ne zaman gelir', 'konaklama var mı' soruları e-posta kutusunu doldurur. Tarihleri ve süreci tek yerde güncel tutan, formları düzenli çalışan bir site bu yükü azaltır; ekibin vaktini gerçekten özel durumlara ayırmasına yardım eder.

• Bildiri çağrısı ve önemli tarihler: ilk ekranda, güncel, yıl bilgisiyle
• Gönderim yolu: şablon, dosya türü ve onay e-postası açık
• Düzenleyen kurum ve bilim kurulu: kim olduğu, hangi kurumdan olduğu görünür
• Program ve oturumlar: telefonda okunur, değişiklik tarihi görünür
• Kayıt, ücret bilgisi ve belge: hesap sahibi, kategori ve katılım belgesi bilgisi açık

Bildiri çağrısı ve önemli tarihler: ilk ekranın asıl işi

Sempozyum sitesinin ana sayfasında üç şey bir bakışta görülmelidir: toplantının adı ve yılı, yapılacağı tarih ve şehir, bildiri için sıradaki son tarih. Önemli tarihler bir tablo ya da kısa bir zaman çizelgesi halinde verilebilir: özet gönderimi, kabul bildirimi, tam metin teslimi, erken kayıt ve toplantı günü gibi. Her satırın yanında gün, ay ve yıl yazılması, 'bu yıl mı geçen yıl mı' sorusunu ortadan kaldırır. Son günün saat dilimi ve saat bilgisi de belirtilirse akşam geç saatlerde gönderi yapacak kişi şüphede kalmaz.

Tarih uzatıldığında eski tarih üzeri çizili olarak ya da hiç görünmeden yenisiyle değiştirilmelidir. İki tarihin yan yana durduğu bir sayfa en sık yanlış anlaşılan sayfadır. Duyuru uzatma yaptığınız tarihi de içerirse, daha önce son güne göre planlama yapmış kişiler neyin değiştiğini kolayca görür. Tarihleri tek bir yönetim alanından güncellemek, sayfalardaki tutarsızlıkları önler.

Çağrı metni ise kapsamı net söylemelidir: hangi konu başlıkları, hangi dillerde bildiri kabul ediliyor, sözlü ve poster sunum ayrımı var mı, özet ve tam metin için hangi uzunluk beklenir. Bu bilgilerin bir kısmı şablon dosyasında olabilir; ama şablonu indirmeden önce çağrıya bakan kişi için kısa bir özet gerekir. Çağrı metni yılda bir kez yazıldığı için, gelecek yılın toplantısında eski cümlelerin kopyalanarak kalmaması, eski bilgilerin silinmesi dikkat ister.

Özet ve bildiri gönderimi: e-posta, form ya da değerlendirme sistemi

Gönderim yolunun seçimi sempozyumun ölçeğine bağlıdır. Küçük bir toplantıda tek bir e-posta adresi ve açık bir konu satırı yeterli olabilir. Orta ölçekte dosya yükleme alanı olan bir form, yazarın adını, kurumunu, e-posta adresini, sunum türünü ve dosyayı toplar ve gönderene bir onay e-postası yollar. Yüzlerce bildiri alan büyük toplantılarda ise ayrı bir değerlendirme sistemi, hakem ataması ve kabul yazılarının otomasyonu devreye girer. Bu sistemlerin yazılımı sitenin kendisinden bağımsız olabilir; sitenin görevi gönderen kişiyi doğru yere net biçimde yönlendirmektir.

Kapsamı baştan konuşmak önemlidir. Gönderim formunu ve onay e-postasını kurmak sitenin kapsamındadır; hakem ataması, çift kör değerlendirme ve kabul yazılarının işlenmesi ise özel yazılım gerektirebilir ve bu iş kapsama göre ayrıca konuşulur. Mevcut bir sistem kullanıyorsanız site o sisteme güvenli bir bağlantı verir ve gönderen kişinin sistemde nasıl kayıt olacağını sade bir dille anlatır.

Formda yalnızca gerekli bilgiyi isteyin: yazar adları, kurumlar, iletişim yazarı, özet ve anahtar sözcükler. Telif aktarımı ve yayın izni onayını, bildiri kabul edildikten sonra ayrı bir adımda almak daha esnektir; gönderim anında zorunlu kılınmış uzun bir hak devri metni, araştırmacıyı çekingen yapabilir. Onay kutuları hukuki metni açıkça göstermeli ve metni okumadan işaretlenmemelidir.

Güven: düzenleyen kurum, bilim kurulu ve süreç anlatımı

Akademik toplantılarda güven, tasarımdan çok içerikle kurulur. Düzenleyen kurumun adı, logosu, adresi, toplantıyı yürüten kişilerin iletişim bilgisi ve varsa kurumun resmî web sitesi bağlantısı ilk bakışta görünmelidir. Bilim kurulu ve düzenleme kurulu listesinde ad, unvan ve kurum yazılmalıdır; kişilerin sitede adlarının geçmesi için izinleri alınmış olmalıdır. İzinsiz isim kullanmak hem hukuki hem itibar sorunudur ve fark edildiğinde toplantının güvenilirliğini zedeler.

Değerlendirme sürecini anlatın, ama uyguladığınız süreci anlatın. Bildirilerin kaç hakem tarafından, nasıl bir yöntemle okunacağı, kabul kararının ne zaman bildirileceği ve itiraz ya da düzeltme için ne yapılabileceği gibi bilgileri kısa bir 'süreç' bölümünde verin. Uygulamadığınız bir yöntemi yazmak, ileride yaşanacak bir tartışmada size zarar verir.

Yayın konusunda da dikkatli olun. 'Bildiriler bir indekste taranacaktır' ya da 'sempozyum puanlama sistemlerinde değer taşır' gibi kesin cümleleri ancak yayıncıdan, indeks sahibinden ya da ilgili kurumdan yazılı teyit aldıysanız kurun. Teyit yoksa yalnızca yaptığınız işi yazın: bildiri kitabı hazırlanacağını, elektronik olarak mı basılı mı yayımlanacağını ve ISBN ya da başka bir kimliğin alınıp alınmadığını. Önceki yılların bildiri kitaplarına açık bağlantılar vermek, düzenli bir toplantıya sahip olduğunuzun en somut göstergesidir.