İş Sağlığı ve Güvenliği Birimleri İçin Web Sitesi Tasarımı

Birimin sitesine kim bakıyor, hangi soruda yarıda bırakıyor?

Ortak sağlık ve güvenlik birimlerinin (OSGB) müşterisi işverendir ve onların siteleri hizmet satışı gibi okunur. İşyerinde kurulan birimin sitesi ise çoğunlukla başka bir işe yarar: kurumun kendi çalışanına, yüklenicisine ve ziyaretçisine hitap eder. Bu yüzden ziyaretçi profili de farklıdır. Vardiyadan yeni çıkmış, telefonuyla bakan bir çalışan 'ramak kala olayı kime yazacağım' diye arar. Şantiyeye ya da tesise ilk kez gelecek bir alt yüklenici 'girişte hangi belgeler isteniyor' diye bakar. Üniversite ya da hastane gibi büyük bir kurumda ise yeni başlayan personel eğitim programını ve acil durum numaralarını bulmaya çalışır.

Çalışan açısından kritik an, bildirim kanalını bulamadığı ya da sistemin yalnızca bir yöneticiye açık olduğunu düşündüğü andır; kişi olayı iç ağda sessizce geçiştirebilir. Yüklenici için kritik an, belge listesinin dağınık, eski tarihli ya da birden çok kişiden farklı biçimde istenmesidir. Birim ekibi için de durum zordur: aynı soruya her gün telefonda cevap vermek, PDF'in hangi sürümünün güncel olduğunu hatırlatmak ve eğitim duyurusunu birçok kanala ayrı ayrı göndermek iş yükü yaratır.

İyi kurgulanmış bir site bu akışı sadeleştirir. Birim kim olduğunu, kimin için çalıştığını ve nasıl ulaşılacağını başta söyler; çalışanı, yükleniciyi ve ziyaretçiyi farklı girişlere ayırır; talimat ve formları sürüm tarihiyle gösterir ve kişisel sağlık verisini web formuyla toplamaz.

• Çalışan girişi: bildirim, eğitim takvimi ve acil durum bilgisi tek yerde
• Yüklenici ve ziyaretçi girişi: belge listesi ve saha kuralları ön kontrol olarak
• Talimatlar ve formlar: sürüm no ve geçerlilik tarihiyle
• Birim kimliği: kadro, görev dağılımı ve ulaşım bilgisi güncel
• Veri yaklaşımı: sağlık bilgisi istenmez, formda aydınlatma metni vardır

Üç ayrı kapı: çalışan, yüklenici ve ziyaretçi

Ana sayfada herkese aynı menüyü göstermek yerine, üç kısa giriş kutusu açılış ekranını hızlandırır: 'Çalışanım', 'Yükleniciyim', 'Ziyaretçiyim'. Her kutu yalnızca o kişinin tipik sorularına götürür. Çalışanın kutusunda bildirim, eğitim ve acil durum; yüklenicinin kutusunda belge listesi, giriş eğitimi ve saha kuralları; ziyaretçinin kutusunda ise kısa bir güvenlik özeti ve karşılama bilgisi yer alabilir. Hepsini tek uzun sayfaya doldurmak, kişinin kendi bölümünü aramaya başlamasına neden olur.

Dil konusu burada önemlidir. İş güvenliği metinleri çoğu zaman yönetmelik diliyle yazıldığı için sahada çalışan kişi tarafından okunmayabilir. Aynı bilgiyi kısa cümlelerle, uyarı işaretlerinin ve fotoğrafların desteğiyle anlatmak daha iyidir. Çok dilli çalışan ya da yüklenici varsa en azından acil durum ve temel kurallar için ikinci bir dil düşünün; çeviriyi birimin bilen bir kişisine kontrol ettirin.

Ayrı bir iç ağ ya da kullanıcı girişi gerektiren portal ihtiyacı doğarsa, bunun açık siteden ayrı bir kapsam olduğunu baştan konuşmak gerekir. Açık sitede herkesin görebileceği bilgi ile yalnız kurum içi kalması gereken bilgiyi ayırın: tesis planları, güvenlik açığı doğurabilecek ayrıntılar ve kişiye ait kayıtlar açık sayfaya konmamalıdır.

Bildirim sayfası: ramak kala, tehlike ve öneri

Çalışanın gördüğü bir tehlikeyi, ramak kala olayını ya da önerisini yazabileceği kısa bir bildirim sayfası, birimin sitesinin en değerli parçalarından biri olabilir. Formda olayın nerede ve ne zaman olduğunu, kısa bir açıklamayı ve isteğe bağlı bir fotoğrafı istemek yeterlidir. Ad ve iletişim bilgisini zorunlu yapmayıp 'isterseniz adınızı yazabilirsiniz' demek, kişinin çekinmeden yazmasını kolaylaştırabilir; ancak kurumun kendi politikası bunu gerektirmiyorsa bunu birimle birlikte kararlaştırın.

Sayfanın yanına bildirimden sonra ne olacağını yazın: kimin okuduğunu, ne kadar sürede geri dönüş yapılmaya çalışıldığını ve bildirimin resmî olay bildirimi yerine geçmediğini açıkça belirtin. İş kazası ve meslek hastalığı gibi yasal bildirimler ayrı süreçlerle yürür; form bu süreçlerin yerini tutuyormuş gibi sunulmamalıdır. Acil bir durumda formu doldurmak yerine hangi numaranın aranacağı da aynı sayfada en üstte yazılmalıdır.

Formdan sağlık bilgisi, tanı ya da kişinin tıbbi geçmişi istenmemelidir. Kaza sonrası yaralanma ayrıntıları da web formuyla toplanacak bir veri değildir; bu bilgi işyeri hekimi ve ilgili sorumlular tarafından uygun kanalda alınır. Bildirimleri kimlerin görebileceğini, kayıtların ne kadar saklanacağını ve silinme kuralını belirleyin; bu sorular site açılmadan önce yazılı bir cevaba bağlanmalıdır.

Eğitim takvimi, duyurular ve katılım belgesi

Eğitim duyurusunu birçok kanala ayrı ayrı gönderen birim için site, tek bir güncel takvim olabilir. Eğitimin adını, tarihini, yerini, hedef grubunu ve kayıt yolunu gösteren bir liste; geçmiş eğitimlerin kısa bir arşivi ve yeni başlayanlar için 'ilk gün yapılacak eğitim' sayfası yeterlidir. Kanun, eğitimlerin işe başlamadan önce, işyeri ya da görev değiştiğinde, iş ekipmanı veya teknoloji değiştiğinde verilmesini ve düzenli aralıklarla tekrarlanmasını öngörüyor; takvimi bu çerçevede planlayıp sitede ne zaman ne tür bir eğitim verildiğini yazabilirsiniz, ama konu başlıkları ve süreleri kurumunuzun güncel mevzuattaki yükümlülüğüne göre ayrıca doğrulanmalıdır.

Katılım belgesi ya da sertifika sorgusu gibi bir bölüm düşünüyorsanız, kişi bazlı bilgi gösteren herhangi bir sorgunun kişisel veri taşıdığını unutmayın. Ad, soyad ve sicil numarası gibi alanlarla herkese açık bir arama sayfası kurmak yerine, bu tür sorguları yalnızca kimliği doğrulanmış iç kullanıcıya açan bir yapıyı ayrı bir proje olarak değerlendirin. Açık sitede 'belgenizi birimden nasıl alırsınız' bilgisi yeterlidir.

Duyurular için bir haber alanı kurarken, her duyuruya tarih ve geçerlilik süresi ekleyin. Süresi geçmiş duyuru sitede kaldığında çalışan neyin güncel olduğunu ayırt edemez. Eğitim fotoğraflarında çalışanların görüntüsü kullanılacaksa kurumun bu konudaki aydınlatma ve izin düzenine uyun.