Dernek ve Vakıflar İçin Web Sitesi Tasarımı

Bir kuruluşa katılmaya ya da destek vermeye nasıl karar verilir?

Dernek ve vakıflara gelen ilgi çoğu zaman bir tanıdıktan, bir paylaşımdan ya da haberden doğar. İlgilenen kişi kuruluşun adını arama kutusuna yazar ve ilk bulduğu sayfalara bakar: resmî bir görünüm var mı, ne iş yaptığı anlaşılıyor mu, güncel mi? Üç yıl önceki bir etkinlik duyurusunda kalmış bir site, kuruluşun artık çalışmadığı izlenimini verebilir; oysa faaliyet hâlâ sürüyor olabilir.

Bakanlar farklı niyetle gelir. Gönüllü adayı hangi işlerde, ne sıklıkla ve kimlerle çalışacağını öğrenmek ister. Üyelik düşünen kişi aidat ve üyelik koşullarına, genel kurul düzenine bakar. Bağış yapmayı düşünen kişi paranın hangi amaca gideceğini ve hesabın gerçekten kuruluşa ait olup olmadığını anlamaya çalışır. Kurumsal destekçi ya da belediye yetkilisi ise ortaklık yapılabilecek bir muhatap arar. Gazeteci ya da araştırmacı yönetim kurulunu, kuruluş tarihini ve iletişim kişisini bulmak ister.

Bu yüzden sitenin işi herkese aynı metni okutmak değildir. Ana sayfa kuruluşu birkaç cümleyle anlatır, ardından her kitleyi kendi sayfasına götürür: faaliyetler, projeler, gönüllü ol, üye ol, destek ol, hakkımızda ve iletişim. Her sayfada tek bir sonraki adım bulunur; ziyaretçi 'şimdi ne yapacağım' diye düşünmek zorunda kalmaz.

• Gönüllü adayı: hangi işler, hangi günler, hangi sorumluluk, başvuru nasıl
• Üyelik düşünen kişi: üyelik koşulları, aidat bilgisi, başvuru yolu
• Destek vermek isteyen kişi: projeler, ihtiyaç listesi, banka hesabı bilgisi
• Kurumsal muhatap: ortaklık yapılabilecek alanlar ve iletişim kişisi
• Gazeteci ve araştırmacı: yönetim, kuruluş bilgisi, basın iletişimi

Faaliyet sayfaları: 'ne yapıyorsunuz' sorusuna somut cevap

Pek çok dernek sitesinin ilk sayfası tüzük amaçlarının kopyasıdır: 'toplumsal dayanışmayı artırmak, kültürel değerleri yaşatmak' gibi doğru ama soyut cümleler. Ziyaretçi bu cümlelerden kuruluşun gerçekte ne yaptığını çıkaramaz. Faaliyet sayfası, yapılan işi somut anlatmalıdır: hangi mahallede, hangi gruba, hangi sıklıkla, kimlerle birlikte bir çalışma yürütüldüğü.

Her ana faaliyet alanı için ayrı bir sayfa açmak hem ziyaretçiye hem arama motoruna yardım eder. Bir eğitim vakfı için burs desteği, okuma atölyeleri ve rehberlik çalışması ayrı sayfalar olur; bir hemşehri derneği için kültür gecesi, dayanışma ve gençlik çalışmaları. Sayfada ne olduğu, kimin yararlandığı, nasıl başvurulduğu ve çalışmanın hangi dönemde yapıldığı bulunmalıdır.

Fotoğraf kullanırken kişilerin, özellikle çocukların rızası ve görüntü paylaşımı ayrıca düşünülmelidir. Yardım alan kişilerin yüzlerini ve isimlerini yayımlamak yerine etkinliğin genel görüntüsü, malzeme ya da mekân fotoğrafı çoğu zaman daha uygun ve daha saygılıdır.

Proje ve etkinlik arşivi: kuruluşun yaşadığını gösteren bölüm

Ziyaretçi bir kuruluşun canlı olup olmadığını en çok proje ve etkinlik bölümünden anlar. Sürmekte olan, tamamlanan ve planlanan çalışmaların ayrı listelenmesi, tarih ve yer bilgisinin yazılması sitenin güncel kalmasını sağlar. Her proje sayfası kısa bir özetle başlamalı: amaç, hedef grup, dönem, ortaklar ve kaynak kullanımı hakkında kuruluşun verebileceği bilgi.

Hibe veya kamu desteğiyle yürütülen projelerde destekleyen kurumun adı ve proje kapsamı o kurumun kurallarına uygun biçimde yazılmalıdır. Logo kullanımı için çoğu zaman hibe sözleşmesinde bir tanıtım bölümü bulunur; bu ayrıntıyı proje sorumlusuyla kontrol etmek gerekir. Tamamlanan proje sayfaları silinmez, arşiv olarak kalır; çünkü hem ziyaretçiye geçmiş çalışmayı gösterir hem de yeni destekçiye kuruluşun neleri tamamladığını anlatır.

Etkinlik duyurularında tarih, saat, adres, kayıt gerekip gerekmediği ve ücretsiz olup olmadığı açık yazılmalıdır. Etkinlik geçtikten sonra sayfa kısa bir özet ve birkaç fotoğrafla 'gerçekleşti' durumuna alınabilir.

Gönüllü ve üye başvurusu: sade form, açık beklenti

Gönüllü olmak isteyen kişi çoğu zaman bir akşam saatinde, telefonundan bakar ve uzun bir form görünce vazgeçebilir. İlk başvuru kısa tutulmalıdır: ad soyad, telefon, hangi alanda katkı vermek istediği, hangi gün ve saatlerde uygun olduğu. Daha fazla bilgi ilk tanışma görüşmesinde alınabilir. Formun altında başvurudan sonra ne olacağı yazmalıdır: kim arayacak, ne zaman, tanışma toplantısı olacak mı.

Üyelik başvurusunda durum farklıdır. Üyelik, dernek tüzüğü ve mevzuat çerçevesinde yönetim kurulu kararıyla gerçekleşen bir işlemdir; formun görevi başvuru niyetini almak, üyelik koşullarını ve istenen belgeleri açıklamak olmalıdır. Kimlik fotokopisi, imza ve benzeri belgeler web formundan toplanmamalı, yüz yüze ya da kuruluşun kendi yöntemleriyle alınmalıdır.

Gönüllü kayıt sistemi kurulacaksa, kimin hangi görevde, hangi tarihte çalıştığının kaydı ve gönüllülerin kişisel verilerinin kimlerce görüleceği önceden belirlenmelidir. Başvuru sayfasına kısa ve anlaşılır bir aydınlatma metni konur; ayrıntılı metin ayrı bir sayfadadır.