Dış Ticaret, İthalat ve İmalat Firmaları İçin Web Sitesi Tasarımı

Yurt dışındaki alıcı sizi nasıl bulur, hangi soruda eler?

Dış ticaret sitesini okuyan kişi her zaman aynı alıcı değildir. Bir grup, tedarikçi listesi hazırlayan satın alma uzmanıdır: belirli bir ürün için arama motorundan, ticaret platformlarından ve fuar kataloglarından firma toplar, sonra bu firmaların sitelerini tek tek açıp kısa listeye alır ya da eler. İkinci grup, ülkesinde ürününüzü pazarlamak isteyen distribütör ya da bayidir; markanızın o ülkede temsilcisi olup olmadığını, katalog ve teknik belge desteğini arar. Üçüncü grup, ürünü kendi etiketiyle ya da kendi şartnamesiyle yaptırmak isteyen firmadır; kapasiteye, makine parkına ve numune sürecine bakar. Dördüncü grup Türkiye içinden gelir: hammadde, yarı mamul ya da makine ithal eden bir firmadan teklif isteyen yerli sanayicidir.

Bu alıcıların hepsi sitede önce sizin ne olduğunuzu arar. Kendi tesisinde üreten bir imalatçı mısınız, başka üreticilerin ürününü ihraç eden bir dış ticaret şirketi mi, yoksa yurt dışından ürün getirip yurt içinde dağıtan bir ithalatçı mı? Üçü de meşrudur ve üçünün de alıcısı vardır; ama karşısındakini yanlış tanıyan alıcı ilk görüşmede 'fabrikanızı ziyaret edebilir miyiz' diye sorabilir ve cevap belirsizse yazışma orada kesilebilir.

İkinci eleme noktası ulaşılabilirliktir. Yabancı alıcının saati sizinkiyle aynı değildir; sabah gönderdiği talebe ne zaman cevap alacağını, kiminle yazışacağını ve yazışmanın hangi dilde sürdürüleceğini sitede görmek ister. Üçüncüsü kanıttır: ürünün gerçekten var olduğunu, sizin ürettiğinizi ve gerekli belgeleri taşıdığınızı gösteren fotoğraf, katalog ve belge. Bu üç soru cevapsız kalırsa alıcı sizi aramak yerine listesindeki sonraki firmaya yazabilir.

• Tedarikçi arayan satın alma uzmanı: firma kimliği, katalog ve teklif talebi
• Ülkesinde temsilci arayan distribütör: marka bilgisi, teknik belge ve işbirliği yolu
• Özel etiketli ya da şartnameli üretim isteyen firma: kapasite, makine parkı ve numune süreci
• Yurt içi sanayici ve bayi: Türkçe katalog, ürün kodu ve teklif isteme yolu
• Fuarda tanışıp siteye bakan kişi: kartvizitteki adresle açılan, tutarlı ve güncel bir site

Kimsiniz? Üretici, ihracatçı ve ithalatçı ayrımını açık yazmak

Firma tanıtım sayfası, alıcının sizi tanımak için açacağı ilk sayfalardan biridir ve genel geçer cümlelerle doldurulmaya yatkındır. 'Kaliteli ürünleri uygun şartlarla sunan, müşteri memnuniyetini ilke edinmiş bir firmayız' gibi cümleler her şirkete yazılabildiği için hiçbir şey anlatmaz. Alıcının merak ettiği somut bilgidir: ne zaman ve nerede kuruldunuz (yalnız gerçek tarih), hangi ürünleri kendi tesisinizde üretiyorsunuz, hangilerini başka üreticilerden temin ediyorsunuz, hangi ülkelere sevkiyat yaptınız, kaç kişilik bir ekiple çalışıyorsunuz.

Bu ayrımı açık yazmak sizi zayıflatmaz. Bazı alıcılar bilerek bir dış ticaret şirketi arar, çünkü geniş bir ürün çeşidini tek noktadan toplamak ister; bazıları ise doğrudan fabrikayla çalışmak ister. Her iki alıcı da doğru kapıya yönlenirse yazışma kısalır. Tersine, yalnızca ticaret şirketi olduğunuz hâlde 'üreticiyiz' demek, ilk tesis ziyareti ya da denetim talebinde ortaya çıkıp güveni tek seferde bitirebilecek bir durumdur. Üretim yöntemi, menşe ve firmanın statüsü hakkında verilen bilgi yanıltıcı olmamalıdır; ilgili yönetmelik hükümleri mevzuat bölümünde.

Kimlik bilgisi yasal bir konu da olabilir. Türk Ticaret Kanunu, tacirin ticaret unvanını, sicil numarasını ve işletme merkezini ticari yazışmalarında göstermesini ve bu bilgilerin şirketin internet sitesinde de yayımlanmasını düzenler. Bu yüzden altbilgiye ya da kurumsal bilgiler sayfasına unvanın, adresin ve sicil bilgisinin eksiksiz ve güncel yazılması hem alıcıya hem mevzuata hizmet eder. Hangi bilgilerin kendi şirket türünüz için zorunlu olduğunu mali müşavirinizle netleştirin.

Kurumsal sayfaya ekip fotoğrafı, kısa bir zaman çizelgesi ve tesisin yeri için harita eklenebilir. Yurt dışından bakan kişi için haritanın yanına en yakın liman ya da havalimanını ve yaklaşık mesafeyi bir cümleyle yazmak planlamayı kolaylaştırır; mesafeyi yayımlamadan önce gerçek rotadan kontrol edin.

Çok dilli site: hangi dil, hangi sayfa, çeviriyi kim denetleyecek?

Çok dilli site, ana sayfaya bir bayrak simgesi koymak demek değildir. İlk karar, hangi pazarlarla çalışmak istediğinizdir. İngilizce, birden çok ülkedeki alıcıya aynı anda seslenmek için tipik başlangıçtır; Almanca, Rusça, Arapça, Fransızca ya da başka bir dil ancak o pazarla gerçekten çalışıyor veya çalışmayı planlıyorsanız anlam taşır. Her ek dil, sürekli güncel tutulacak ek bir içerik demektir; yarım kalmış bir dil sürümü, hiç olmamasından kötü bir izlenim bırakabilir.

Teknik tarafta her dilin kendi adresi olması (ayrı dil dizinleri gibi) hem ziyaretçi hem arama motorları için en anlaşılır yoldur. Sayfaların dil karşılıklarını arama motorlarına bildiren hreflang işaretlemesi Google'ın belgelerinde anlatılan bir yöntemdir ve doğru kurulduğunda doğru dildeki sayfanın doğru kişiye gösterilmesine yardım eder. Dil seçimini ziyaretçinin konumuna bakarak zorla yönlendirmek yerine her sayfada görünür bir dil menüsü bırakmak daha güvenlidir; yurt dışında yaşayan bir Türk alıcı da Türkçe okumak isteyebilir.

Arapça gibi sağdan sola yazılan diller için tasarımın aynalanması gerekir: menü, tablolar, form alanları ve simgeler yön değiştirir. Bunu sonradan eklemek pahalı ve hataya açıktır; baştan planlamak gerekir. Sayı ve ölçü biçimleri de dile göre değişebilir: tarih yazımı, ondalık ayracı, ölçü birimleri. Katalogda ölçüleri metrik sistemle, gerekiyorsa karşı pazarın alışık olduğu birimle yan yana vermek yanlış anlaşılmaları önler.

Çeviri kalitesi ayrı bir konudur. Ham makine çevirisiyle yayımlanan bir teknik katalog, ürünü bilen alıcıya ürünün de özensiz üretildiği izlenimini verebilir. Daha sağlam yol, çeviriyi kendi sektörünü bilen biriyle (firmanın dili iyi bilen bir çalışanı ya da sektör terimlerine hâkim bir çevirmen) gözden geçirmek, terimleri bir sözlük dosyasında tutmak ve ürün adlarını her dilde aynı yazmaktır. Sitenin dil yapısını biz kurarız; metinleri sizden alır ya da sizin onayladığınız çevirilerle yerleştiririz.

Her dil sürümünde iletişim bilgisi o dilde okunabilir olmalıdır: telefon numarası ülke koduyla (+90) yazılmalı, çalışma saatlerinin hangi saat dilimine göre verildiği belirtilmeli, e-posta adresi firmanızın kendi alan adından olmalıdır. Kurumsal alan adıyla gelen bir e-posta adresi, ücretsiz bir e-posta hizmetinin adresine göre daha ciddi görünebilir.

Ürün kataloğu: teknik bilgiyi alıcının karşılaştırabileceği biçimde vermek

Alıcı birden çok tedarikçiyi yan yana koyup bir karşılaştırma tablosu çıkarabilir. Bu tabloya girecek bilgiyi sitenizde bulamazsa sizi tabloya yazamaz. Bu yüzden her ürün ya da ürün ailesinin ayrı sayfasında şunlar bulunmalıdır: ürün adı ve varsa kodu, malzeme ya da bileşim, ölçü ve ağırlık, uyguladığınız standart ya da test yöntemi (yalnız gerçekten uyguluyorsanız), ambalaj ve palet bilgisi, asgari sipariş miktarı, hazırlık süresi aralığı, renk ya da model seçenekleri. Bilmediğiniz ya da duruma göre değişen alanı boş bırakmak yerine 'teklif aşamasında netleşir' diye yazın.

Kategori yapısı alıcının ürünü nasıl aradığına göre kurulmalıdır, firmanın iç sınıflamasına göre değil. Üretim hattı adlarıyla ('A hattı', 'B serisi') düzenlenmiş bir menü, ürünün kullanımını bilen alıcıya bir şey anlatmaz. Kullanım alanına ya da ürün tipine göre kurulmuş iki üç seviyeli bir menü ve her sayfanın altında benzer ürünlere bağlantı gezinmeyi kolaylaştırır.

İndirilebilir katalog PDF'i dış ticarette beklenen bir belge olabilir: alıcı onu kendi ekibine iletebilir, arşivleyebilir, toplantıda açabilir. PDF'in güncel olması, sürüm tarihini ve dilini üzerinde taşıması ve boyutunun e-postayla gönderilebilir olması gerekir. Katalog yalnızca resim olarak hazırlanmışsa arama motorları içindeki metni okuyamaz; ürünleri site sayfalarında metin olarak da bulundurmak gerekir. Teknik föy gerektiren ürünlerde her ürün sayfasının altında ayrı bir PDF bağlantısı bulunması iyi bir uygulamadır.

Bu bölümde fiyat listesi yoktur; çünkü fiyat çoğu durumda miktara, ambalaja, varış yerine ve teslim şekline göre değişir. Fiyatı sitede yayımlamak ya da yayımlamamak ticari kararınızdır; biz bu sayfada rakam yazmıyoruz. Yayımlamıyorsanız ürün sayfasındaki 'teklif isteyin' düğmesi fiyat sorusunu doğrudan forma bağlar.

Fotoğraflar belirleyicidir. Beyaz fonlu ürün fotoğrafı ürünü gösterir; ambalajlanmış palet, yükleme anı ve üretim hattı fotoğrafı ise sevkiyat yapabildiğinizi gösterir. Stok görseller ve başka firmadan alınmış kareler ilk yazışmada fark edilebilir; az ama gerçek fotoğraf tercih edin. Gümrük tarife pozisyonu (GTİP) gibi sınıflandırma bilgisini ürün sayfasında vermek isterseniz kodu gümrük işlemlerinizi yürüten müşavirle doğrulayın; bu sayfada gümrük işlemlerinin kendisini anlatmıyoruz, o konu gümrükleme firmalarına yönelik ayrı rehberde ele alınıyor.